工程建设管理档案亟待电子化

谷兴华

(黑龙江省引嫩工程管理处，黑龙江大庆163000)

0 前言

近些年来，各部门与单位对工程建设档案的建设工作已十分重视，工程建设档案已成为档案门类中与人事、会计等档案并列的专门档案之一。一般来说，在较大型工程建设中，都能够做到内业与外业同步进行，内业资料齐全，工程验收后，能够做到内业资料及时交付管理单位存档。但是目前，工程建设档案还基本停留在纸质资料阶段，工程建设档案信息十分庞大，资料的打印、收集整理、装订、归档等等工作都十分繁琐，大量耗费人财物力，最主要的是档案的利用效率不高，所以工程建设管理档案亟待实现电子化。

1 省引嫩工程管理处档案建设状况

黑龙江省引嫩工程管理处是省水利厅直属的处级事业单位，管辖北部引嫩工程，为大庆油田提供生产和生活用水兼顾工程沿线农业用水。近几年，随着尼尔基水利枢纽的建设运行，我省积极建设配套供水工程，北部引嫩扩建工程作为全省千亿斤粮食产能的重点工程和全省水利建设重点工程，已开工建设两年，正处于紧张施工中。引嫩工程管理处于2000年建成综合档案室，收集归档了人事、会计、公文、工程、音像等档案，设专职档案员3人。建成后，被评为国家科技事业类二级档案室。

北部引嫩工程是在嫩江中游拉哈镇无坝引水，经243 km渠道进入红旗泡水库。由于建设标准低，在运行中不断进行维修改造，经历的较大型改造工程有:乌裕尔河、双阳河立体交叉水质改善工程，红旗泡水库消险扩建工程，渠首3次较大型整治工程，渠首11 km嫩干堤防加高培厚等。在运用中不断对渠道进行护坡整治，对构造物进行整修加固。对沿线管理所和管理站进行站房改造和维修。这些工程建设完毕后，工程专业技术部门能够做到内业资料及时归档。这些档案资料包括工程前期会议报告、可研报告、初步设计和施工图设计图纸、预算、招投标文件、合同、设计交底记录、开工报告、施工质量记录、设计变更记录、监理记录、竣工图纸、验收签证、决算，等等，可以说，这些档案资料比较齐全，分析、编研和专业技术人员利用的价值较高，为今后工程管理工作提供了权威的必要的参考资料。

2 档案管理亟待电子化

在档案管理工作中，不少工程技术人员向档案员提出要求，是否在档案室保存了工程建设中的电子文件。比如，原设计图纸最好有电子版的，他们拿过来就能用，可以在原有图纸的基础上进行设计，而现在的纸质档案只能做为参考，还要重新画图纸，很浪费时间。北部引嫩工程沿线243 km，基层技术人员上传和应用档案都十分不便。这一现实要求提醒我们，档案的价值在于利用，工程档案就是为今后的工程改扩建提供基础材料，便于直接运用，为工程改扩建的设计节约时间，提高设计工作效率。目前工程设计和建设管理已普遍应用计算机软件技术，其工作效率和质量比手绘设计时代已有很大提高。而目前的纸质工程档案已明显落后于时代要求，影响了档案运用工作质量和效率。所以工程建设管理档案实现电子化是十分必要的，也是十分紧迫的。

当前工程设计和建设管理的现代化为工程档案电子化提供了可行性。引嫩管理处的岁修工程设计和房屋设计都采用计算机辅助设计软件，如AUTOCAD等软件，预算和建设质量管理采用EXCEL电子表格等软件，即使工程测量也是运用全站仪和专门绘图软件，从外业测量到内业处理都应用计算机技术。尼尔基水利枢纽配套供水工程一期引嫩扩建工程中，其设计图纸、建设管理、施工内业都是应用计算机工作，即使质量检验记录也将运用专门的计算机软件实现。所以，当前工程建设和管理都已全面实现了电子化，所以，工程档案管理实现电子化已并非难事。

3 做好电子化管理的几项工作

一是要做好工程电子档案的收集工作。在工程技术部门移交工程纸质档案时，要求技术人员同时上交电子文件，可以通过单位局域网或移动硬盘传输到档案室电脑资料库。一般来说，纸质档案已交付印刷厂装订成册，电子原稿也应成集，收集比较方便。二是要做好电子档案鉴定工作，由工程技术人员与档案员共同鉴定，比对纸质资料，校核电子文件、图表等的真实性、完整性。三是要做好登记归档工作，利用计算机编制目录，机读目录与纸质档案目录相同，将资料存入档案数据库。四是做好电子档案保存工作，应将资料刻到只读光盘上，避免档案被篡改，建立工程电子档案专架，将只读光盘与目录同时保存，作为电子档案原始凭证。五是做好电子档案的应用工作。可在单位局域网或互联网设置窗口，设置进入门槛，将工程电子档案与全处工程技术人员共享，便于电子档案的利用，充分发挥档案运用价值，为工程管理和改扩建提供更加便利的服务。

［1］张靖宇，李钰强.浅论工程档案电子化管理［J］.西北水电，210(4).